Усъвършенстване на библиотечно-информационното обслужване на висшето музикално образование

Университетските музикални библиотеки се създават към висшите учебни заведения с цел колекциониране, опазване и предоставяне за ползване от музикалната академична общност на сведения за музика чрез библиотечни, архивни, документални, звукови и електронни масиви. Тяхната специализация съответно е пряко свързана с необходимостите на институцията, в която са изградени. Създаването и използването на библиотечните колекции е резултат от процесите по тяхното комплектуване, описание, каталогизация, нареждане и обслужване, така че да бъдат максимално достъпни и полезни за специализираната читателска аудитория.

Съвременното библиотечно-информационно обслужване на музикалните библиотеки към университети се свързва с изграждането на информационни центрове, съхраняващи музикални паметници и разпространяващи музикална информация, организирана посредством автоматизирани библиотечно-информационни системи (АБИС) – технологична съвкупност, осигуряваща процеса на автоматизация в библиотеките. Подобни системи, използвани в България са израелската програма ALEPH 500 и българските „I – Lib“ и „Автоматизирана библиотека” („АБ“).

Изборът на софтуер за всяка библиотека зависи от обективната оценка на системата по определени параметри. При такъв избор водещ критерий са предлаганите технологични възможности: способност на програмата за осигуряване на конвертируемост на данните в национални и международни комуникационни формати (например UNIMARC), ергономичност на системата – тя трябва да притежава удобен дизайн и интерфейс, в които потребителят да се ориентира лесно, както и да има разработена помощна система (функцията Help), наличие на достатъчен капацитет на базата от данни, достъпност за едновременно работещи в една база данни потребители, разнообразие от видове документи, които могат да бъдат обработвани, пригодност на системата за обслужване на библиотечните процеси според спецификата и големината на конкретната институция.

Библиотеката на НМА „Проф. Панчо Владигеров“ е избрала българската АБИС „Автоматизирана библиотека” („АБ“) – електронният ѝ каталог е изграден и се поддържа посредством тази програма. Библиотечният софтуер е съставен от няколко основни модула. Всеки един от тях представлява самостоятелна и завършена програма, автоматизираща определени дейности. Модулният принцип, според който е изградена „АБ“ позволява работа в една, няколко или всички програми. Това дава възможност за поетапно автоматизиране на дейностите в Библиотеката. Основна част от системата е модул „Класификатори” – той е база за създаване и използване на останалите модули. В него се поддържат 45 класификатора, които улесняват въвеждането на библиографска информация. След като данните са въведени еднократно, при следващ библиографски запис с повтарящи се данни, програмата автоматично ги попълва в новия запис. По този начин процесът на описание на библиотечните документи се оптимизира – извършва се по-бързо и е защитен от допускането на правописни грешки.

Започналата през 1997 г. автоматизация на Библиотеката осигурява софтеурна обработка на всички новопостъпващи ресурси, към която направената през 2009 г. ретроконверсия на ресурсите и изграденият електронен каталог допълват и възможност за отдалечен достъп на потребителите до създадения справочен апарат. Въвеждането на програмата „АВ“ през 2009 г., както и представянето на базите данни чрез нея в интернет, значително усъвършенства информационния процес в НМА и го обогатява с нови възможности. Такива възможности са: обезпечаване с електронен контрол на дейностите, свързани с комплектуването и регистрацията на постъпващите ресурси (също и издаване на приходно-разходни документи), автоматизация на обработката на постъпващите материали и създаването на справочен апарат за тях, техническа обработка на документите (извършване на инвентаризация, залепване на баркод), осигуряваща възможност за определяне принадлежността на всички ресурси и тяхното местонахождение, електронизиране на научната обработка на ресурсите (каталогизация, систематизация, предметизация), осигуряващо вариант за изработване на системи от каталози на фонда на Библиотеката, формиране на читателски и служебни каталози, предоставящо възможност на потребителите за многоаспектно търсене на информация за ресурсите в институцията.

Тези процеси се осигуряват от програмните модули „Книги“, „Периодични издания“, „Статии от вестници и списания и части от книги”, „Нотни издания“, „Некнижни носители на информация (CD, DVD, касети и др.)” и „Дисертации“. Посредством активната система за контрол и проследяване на статуса на библиотечните материали се повишава нивото на защита на фондовете.

Модул „Книги” обхваща всички библиотечни процеси по обработката на книжния фонд в Библиотеката. Системата извършва автоматична проверка за дублетност и чрез подбор от предварително създадени от библиотекарите класификатори осигурява точност при въвеждането на информация в дейностите по класирането и предметизирането на материалите. Чрез нея е възможно и добавянето към библиографския запис на подробна анотация на описваната книга. Съставя се систематично-азбучна сигнатура и автоматично се определят нови инвентарни номера, които се поставят във вид на баркодове на заглавната страница на книгата. Системата дава възможност за автоматично издаване на тематични бюлетини (например за нови книги), както и предоставя начин за търсене по всички елементи на библиографското описание или по всяка дума/израз от описанието на библиотечните документи. Чрез програмата се позволява: структуриране на Инвентарната книга според моментната необходимост, по различни показатели като справка за период от време или по обхват от инвентарни номера; разкриване на целия библиотечен фонд или на отделните фондови направления (по фондова буква); организиране на Инвентарната книга по начин на постъпление на всички видове библиотечни документи (покупка, дарение и др.). Друга операция – извеждане на книга за движение на библиотичния фонд (КДБФ) – се извършва, според потребностите на библиотеката, в няколко разновидности: сведения за период от време, по начин на постъпление или по фондови букви. Изработва се също справка за съпроводителни документи – актове за дарения, фактури, протоколи и др. (включва и списък на получените документи, подредени по инвентарни номера, текстова форма на самия акт със сведение за общ брой и стойност на постъпилите документи). Дейностите по отчисление също са автоматично обезпечени – извежда се списък на отчислените документи и текстова форма на самия акт. Програмата създава справка за книги с поставен на тях автограф. Реализира се и автоматична проверка за коректност на въведената информация и разпределението в КДБФ чрез отбелязване в списък на записите, съдържащи грешки при въвеждането на език, вид, отрасъл и фондова буква с указания за неточностите. Впоследствие записите се коригират според информацията в този опис.

Модул „Периодични издания” обхваща всички библиотечни процеси по комплектуването и обработката на този фонд. С въвеждането му се автоматизират дейностите, свързани с организацията на библиотечните фондове от вестници, списания, бюлетини и периодични сборници. Тази част от програмата изпълнява и сервизни функции за поддържането на съответните документи. Използват се изградените класификатори, които по време на обработка могат да се актуализират. На базата на въведените основни данни за периодичните издания системата генерира Инвентарна книга и КДБФ. По време на работа може да се визуализира каталожната картичка на съответния запис и при необходимост да се направят корекции. Програмата дава възможност за справки на оператора.

Програмният модул „Статии от вестници и списания и части от книги” осигурява библиотечнте процеси, свързани с въвеждането на статии от вестници и списания, аналитичното разкриване на части от книги и описанието на рецензии, както и извършва сервизните функции за поддържането на тези материали. В тази част също се прилагат изградените класификатори. Възможността за визуализация на каталожната картичка подпомага процеса на описание на статии.

Модулът „Нотни издания” се отнася до всички библиотечни процеси по комплектуването и обработката на нотните материали. Той използва изработените класификатори, които могат да се осъвременяват. Използвайки въведените при работа основни данни за нотите, програмата съставя инвентарна книга. Системата осигурява възможност за пълно разкриване съдържанието на нотните издания, както и за извършване на справки от оператора.

Програмният модул „Некнижни носители на информация (CD, DVD, касети и др.”) обслужва всички библиотечни процеси по комплектуването и обработката на този фонд. Тя работи със заложените в класификаторите данни и осигурява възможност за тяхното трансформиране по време на обработка. На базата на въведената основна информация за некнижните носители системата генерира инвентарна книга, както и предоставя възможност за пълно разкриване на съдържанието на некнижните издания.

Модул „Дисертации” осигурява библиотечните процеси по комплектуването и обработката на тези ресурси. Той използва изградените класификатори, като по време на обработка същите могат да се актуализират. На базата на въведените основни данни за дисертациите, системата генерира инвентарна книга и предлага възможност за описание и на дипломни работи. Каталожната картичка на текущия запис се визуализира и при необходимост могат да се извършат корекции. И тази програма притежава търсеща част, чрез която могат да се извършват справки.

Дейностите по регистрацията и обслужването на читателите са обезпечени от системата със самостоятелен модул. Чрез него се издават читателски карти с баркод и се формира информационен масив за потребителите на Библиотеката. Издаването на карта се допълва от изготвяне на моментна снимка на читателя чрез инсталирана към компютрите камера с необходимия за функционирането ѝ софтуер. Системата предлага начин за съвместно изпращане на имейл на потребители с цел поддържане на обратна връзка с тях и информирането им за мероприятия, провеждани от библиотеката.

Статистическата информация и разпределението на читателите по възраст, пол, образование, категория, професия се извлича автоматично. Извършва се отчет на платените потребителски такси. Определят се индивидуални потребителски статуси, според които на отделни групи читатели се раздават различен брой книги с различен срок за връщане с възможност за проследяване и предупреждение за неплатена такса и статус на читател.

В модула се отпечатват заемни бележки и функционира режим за сигнализиране за некоректни читатели и за материали с просрочен срок за връщане, за които автоматично се изчисляват глоби. В Справочната част се формира статистика на заетите библиотечни документи по отрасъл, вид и език за избран период. Изработва се справка за броя на посещенията в библиотеката за определен период от време, количеството заети библиотечни документи, заетите в момента материали, местонахождението на ресурсите (кое заглавие – в кой читател се намира и какъв е срокът му за връщане). Извършва се класация на най-използваните материали и по този начин могат да се определят най-използваните в Библиотеката ресурси. Наличието на автоматизирани средства за анализ на читателските търсения създава предпоставки за актуализиране на фонда и усъвършенстване на обслужването.

„Информационни бюлетини” е модул за представяне на библиотечните фондове. Бюлетинът представлява библиографски списък на извадка от притежаваните от библиотеката документи, структуриран по определен начин и снабден със справочен апарат. В тази програмна част е заложен набор от параметри за управление на изходящата справка с възможност за отделяне на извадка от бюлетина, като се задава начална и крайна дата, за номериране на документите в бюлетина от произволно зададен начален номер, за различна сортировка (кирилицата да бъде преди латиницата), за подреждане по хронология и вид на библиотечния материал, за разнообразни съчетания при нареждането по изброените признаци. Крайният вид на бюлетина може да е във вид на списък, кратко или пълно библиографско описание. Модулът предоставя възможност за генериране на библиографски показалци (индекси) по автори, заглавия, предметни рубрики, ключови думи, географски понятия, за него/за нея.

Системата поддържа и модул, който обслужва издаването на библиографии. На разположение са функции за създаване на индивидуални актуални настройки на полета, класификатори и справки и за вмъкване на записи от електронния каталог на библиотеката или от електронните бази на НБКМ. Програмата изготвя библиографията не само като справка, а и с предпечатна подготовка на основното тяло и показалците.

Друг модул от „АБ” управлява процесите на сканиране, конвентиране и запис на пълния текст на библиотечния документ към електронния му запис в базата данни на библиотеката.

Програмният модул „Персоналии” автоматизира библиотечните дейности, свързани с изграждане на електронната картотека на институцията. Чрез нея се въвежда фактографска информация за известни лица, предоставят се библиографски данни от и за тях. За основа на програмата служат изградените класификатори.

Модул „Летописи” автоматизира изграждането на електронна картотека „Летописи” на библиотеката. Чрез него има възможност за създаване на фактографска и предоставяне на библиографска информация за известни събития.

Чрез модулите „Обмен на данни. Междубиблиотечно заемане” и „Приемане на данни” е предоставена възможност за извличане, редактиране и добавяне на данни към каталога на библиотеката посредством интернет. Приемането на данни може да се извършва от Националната библиотека, както и от сводни1Обединени за няколко библиотеки каталози. и интернет каталози на библиотеки, работещи с „АБ“.

Модулът за търсене в библиотечните фондове „Информационно обслужване в локална мрежа” осигурява достъп за справки до електронния каталог на библиотеката от вс      ички потребители, включени в локалната мрежа на институцията. Признаците, по които може да се търси информация за библиотечните документи, са: всички думи; заглавия; автори; предметни рубрики; ключови думи; УДК (Универсална десетична класификация); тематични рубрики; за него/за нея; географски понятия; ISBN/ISSN (Международен стандартен номер на книгата/периодичното издание); издателства; колективни автори; източник периодика. Програмата осигурява извеждане на справките в различен формат – списък, кратко библиографско описание или пълно библиографско описание. Възможно е да се зададе и хронологичен обхват на справката. Тя може да бъде подредена във възходящ или низходящ ред по редна дума, заглавие, година на издаване, регистрация.

Модулът „Информационно търсене и представяне на базите в интернет” предоставя възможност за показване и търсене на информация в интернет каталозите на библиотеки, работещи с „АБ“. Системата осигурява голямо разнообразие от признаци, по които може да се търси информация за библиотечните материали, като: всички думи; заглавия; автори; предметни рубрики; ключови думи; УДК; тематични рубрики; за него/за нея; географски понятия; ISBN/ISSN; издателства; колективни автори. Програмата обезпечава  организирането на сведенията в различни форми – списък, кратко библиографско описание и пълно библиографско описание, като на справката могат да бъдат поставени и хронологични ограничения.

Модулите за управление на програмата и работата в библиотеката, които изпълняват администраторски и сервизни функции са „Администриране“, „Сервизни функции“ и „Кадри. Управление“. Посредством тях се администрират и управляват всички създадени работни места. Осигурена е възможност за създаване на профили на нови оператори (библиотекари), анулиране на такива, задаване и промяна на пароли за достъп, определяне на специфични дейности (ниво на достъп) за конкретен потребител. Използването на тези модули гарантира архивирането и осигуряването на въвежданата информация на локален компютър или сървър. Периодично се извършва осигуряване на данните, което включва синтактична проверка на записите от класификаторите или базите, проверка за дублирани текстове в класификаторите, замяна на един текст от базите или класификаторите с друг, сервизни функции, коригиращи базата след спиране на ток, както и други сервизни функции, осигуряващи сигурна работа на базата данни. Тази част от софтуера поддържа информация за служителите на библиотеката и техните документи, касаещи длъжностни характеристики, молби за отпуски, справки за работата на библиотекарите и др. Справките се извличат във вариант за отпечатване и във вид на графика, като се ползва програмата Microsoft Excel.

Специална част от програмата дава възможност за конвертиране в „АБ” формат на данните от електронния каталог на библиотеки, работещи с други системи. Осъществимо е прехвърляне – от други библиотечни системи, от „АБ“ под DOS, от сериите и ретро базите на Националната библиотека. Програмата извършва търсене и зареждане на записи от серии 1, 5 и 6 на Националната библиография, както и ретроконверсията на Националната библиотека за периодите 1878–1944; 1945–1969; 1970–1990 (РС–ТМ, 2014). Тя предоставя възможност за избор на отделни записи или група от записи от изброените бази, които могат да бъдат допълнени и редактирани според нуждите на звеното.

В заключение искам да отбележа, че изграждането на електронни каталзи на музикалните библиотеки реализира видимостта на специализираните им колекции и разширява границите на библиотечно-информационното обслужване на читателите, като предоставя информация на различни носители в режим на вътрешен и отдалечен достъп до данни за фондовете. Информационното обслужване се модернизира чрез съвместяване на търсене в локалната мрежа и в интернет, както и чрез предлаганите разнообразни варианти за издирване на данни за библиотечните ресурси по всички елементи на библиографското описание. В стремежа си към приспособяване спрямо изискванията на новата комуникационна среда музикалните библиотеки създават и свои електронни каталози. Осигуряването на достъп до специализирана музикална информация действително зависи от наличието на разнообразни фактори, от които автоматизираната библиотечно-информациона система съвсем не е единственият. Тя обаче е предпоставка за усъвършенстване на библиотечно-информационното обслужване на висшето музикално образование.

 

 

Цитирана литература

 

Електронни извори

  1. РС-ТМ (2014). Помощна информация за програмен продукт АБ. – В: Програма Автоматизирана библиотека АБ.

References   [ + ]

1. Обединени за няколко библиотеки каталози.